Đám cưới được xem như một phương tiện sáng tạo tuyệt vời cho nhiều cặp đôi nhưng việc tổ chức một sự kiện quy mô lớn như thế này trong khi tập trung vào đám cưới của bạn có thể là một sự cân bằng khó khăn. Sử dụng chuyên môn của một nhà lập kế hoạch cho phép bạn và gia đình tập trung vào những gì thực sự quan trọng trong suốt lễ kỷ niệm của bạn.
Vậy, một wedding planner cụ thể làm những gì? Vâng, điều đó phụ thuộc vào bạn và sở thích của người lập kế hoạch của bạn:
- Điều phối ngày cưới bao gồm quản lý các hoạt động trước đám cưới và hậu cần cho ngày cưới
- Lập kế hoạch đám cưới trọn gói hướng dẫn mọi thứ từ buổi động não ban đầu cho đến ngày bạn bước lên máy bay và khởi hành tuần trăng mật
- Nhiều nhà lập kế hoạch có các mức dịch vụ khác nhau để phù hợp với từng ngân sách
Khám phá hướng dẫn của chúng tôi bên dưới để xác định cách tốt nhất để tiếp cận trải nghiệm lập kế hoạch đám cưới của bạn.
Lần gặp đầu tiên | Dịch vụ được cung cấp | Planner so với Designer | Cách chọn Công cụ lập kế hoạch của bạn
Người tổ chức đám cưới làm gì trong lần gặp đầu tiên?
Trong buổi tư vấn ban đầu, bạn có thể thảo luận về các gói dịch vụ của họ, động não và thảo luận về ngân sách. Người tổ chức đám cưới cũng sẽ thảo luận về chuyên môn cụ thể của họ và cách giúp bạn tốt nhất trong suốt chặng đường. Bạn có thể suy nghĩ về nguồn cảm hứng ban đầu và xác định lịch trình tổ chức đám cưới. Hãy chắc chắn có một nơi dành riêng để lưu giữ tất cả thông tin đám cưới của bạn bằng cách thiết kế kế hoạch của riêng bạn dành riêng cho tất cả các nhu cầu đám cưới của bạn.
Sau đó, điều này xác định chi phí của một wedding planner là bao nhiêu – vì chi phí phụ thuộc vào các mức độ dịch vụ khác nhau, số giờ đi lại, sắp xếp và tham dự các cuộc hẹn cũng như chính ngày đó.
Tại cuộc họp này, hãy nhớ mang theo những thứ sau, cùng với bất kỳ điều gì được thảo luận thêm trong các cuộc trò chuyện ban đầu của bạn:
- Ảnh cảm hứng, màu sắc và trang web của các nhà cung cấp
- Thông tin cho các nhà cung cấp mà bạn đã đặt hoặc muốn đặt
- Ngân sách ước tính của bạn
- Ước tính khách / ước tính mời
Cách tốt nhất để liên lạc với bạn và / hoặc gia đình của bạn
Các nhà tổ chức đám cưới cung cấp những gì?
Các nhà tổ chức đám cưới rất thông thạo các chi tiết của ngành cưới. Họ quan tâm đến các hợp đồng và làm việc với các nhà cung cấp, loại bỏ sự phỏng đoán trong quá trình ra quyết định và tư vấn về những gì thường hiệu quả và những gì không.
Một nhà thiết kế đám cưới, thường bị nhầm lẫn với một nhà tổ chức đám cưới mang lại con mắt nghệ thuật cho bàn tiệc:
- Chọn trang trí địa điểm
- Chọn chủ đề và phong cách
- Quản lý bảng màu tổng thể
Các nhà tổ chức đám cưới có thể hướng dẫn những lựa chọn này dựa trên kinh nghiệm của họ nhưng tập trung vào hậu cần sắp xếp các dịch vụ của họ dựa trên quyết định của bạn. Các dịch vụ mà họ cung cấp bao gồm:
Ngân sách | Sự kiện trước đám cưới | Văn phòng phẩm | Trang trí + Thiết kế | Nghi thức | Thực phẩm | Thời trang | Giải trí | Nhiếp ảnh | Hòa giải | Ngày của | Khác.
Ngân sách
Lập ngân sách ước tính là một trong những nhiệm vụ trước đó và quan trọng nhất của quy trình, vì nó ảnh hưởng đến mọi quyết định sau đó. Các nhà tổ chức đám cưới hỗ trợ trong quá trình này bằng cách cũng nhận thức được các chi phí cơ bản trong suốt quá trình. Mặc dù ngân sách có thể — và rất có thể sẽ — thay đổi khi các tháng tiếp tục, nhưng những con số này cho biết việc tìm kiếm nhà cung cấp và thương lượng hợp đồng.
Sự kiện trước đám cưới
Cho dù bạn ký hợp đồng với người lập kế hoạch của mình để được hỗ trợ toàn bộ dịch vụ hay điều phối hàng ngày, nhiều người lập kế hoạch cũng cung cấp hướng dẫn với:
- Vòi hoa sen
- Các bữa tiệc cử nhân và cử nhân
- Diễn tập
- Bữa tối diễn tập
- Bữa trưa chào mừng
- Bữa nửa buổi mang đi
- Tuần trăng mật
Văn phòng phẩm đám cưới
Chọn một bộ văn phòng phẩm có thể trông đơn giản khi nhìn xa nhưng nó có nhiều phần chuyển động hơn hầu hết mọi người biết. Người tổ chức đám cưới có thể giúp bạn chọn thiết kế, đặt hàng hoặc gửi:
Trang trí + Thiết kế
Đây là nơi mà vai trò của một wedding planner và wedding designer phân biệt. Trong khi một nhà thiết kế có thể chỉ đạo và thực hiện từng quyết định thẩm mỹ trong ngày, thì người lập kế hoạch giúp bạn điều phối từng hạng mục thiết kế để kết hợp hoàn toàn với nhau. Người lập kế hoạch có thể:
- Giúp bạn trau dồi tầm nhìn
- Đặt và thương lượng các nhà cung cấp / cho thuê thiết kế và trang trí của bạn
- Giữ cho bạn có ngân sách
Hướng dẫn nghi thức
Đám cưới mang đậm phong cách truyền thống — tất cả đều là tùy chọn tùy thuộc vào bối cảnh và tính cách của bạn. Dù bằng cách nào, những câu hỏi hóc búa sẽ liên tục nảy sinh, chẳng hạn như:
- Tôi có mời các thành viên trong gia đình ở xa nếu chúng tôi không đặc biệt thân thiết không?
- Còn những cái cộng thì sao?
- Khi nào thì lời mời đi ra ngoài?
- Làm cách nào để tạo sơ đồ chỗ ngồi?
Ngoài những câu hỏi trên, wedding planner của bạn sẽ có thể hướng dẫn bạn qua bất kỳ câu hỏi nghi thức đám cưới nào khác mà bạn có thể có.
Món ăn
Các hợp đồng tổ chức đám cưới thường bao gồm một danh sách dài chóng mặt các tiện ích bổ sung và các loại thực đơn của họ. Người lập kế hoạch có thể giúp bạn điều hướng các lựa chọn của mình, có tính đến những điều như:
- Nhu cầu ăn kiêng của khách
- Entrée đa dạng
- Thời gian ăn uống
- Menu văn phòng phẩm
- Lựa chọn ngân sách
- Điều phối thanh mở
- Liên lạc với địa điểm khi RSVP đến
Thời trang
Sắp xếp tất cả phù dâu, phù rể, tiếp viên và cha mẹ của bạn để phối trang phục của họ có thể là một thách thức. Người tổ chức đám cưới có thể:
- Đặt các cuộc hẹn với trang phục hoặc bộ đồ ở cửa hàng
- Xử lý hợp đồng
- Quản lý thời gian của các phụ kiện và thay đổi
- Phối hợp các phụ kiện thời trang như đồ trang sức, giày dép, mạng che mặt và khăn choàng
Giải trí
Một trong những khoản đầu tư lớn nhất trong ngày cưới, việc chọn DJ hoặc ban nhạc thường được đặt trước khá sớm, đây là ưu tiên hàng đầu trong các buổi gặp mặt đầu tiên của bạn. Người lập kế hoạch có thể giúp bạn:
- Sắp xếp các cuộc hẹn để gặp gỡ
- Quản lý tiền đặt cọc và hợp đồng của bạn
- Đóng vai trò là người chỉ điểm cho họ đến vào ngày hôn lễ
- Phối hợp thiết bị và nhu cầu đầu ra với địa điểm
Nhiếp ảnh
Người lập kế hoạch của bạn sẽ làm việc tay trước, trong và sau ngày cưới của bạn. Tùy thuộc vào gói của bạn, người lập kế hoạch có thể giúp:
- Chọn nhiếp ảnh gia phù hợp
- Đàm phán các hợp đồng nhiếp ảnh gia
- Thông báo lịch trình đám cưới cho nhiếp ảnh gia
- Giữ cho nhiếp ảnh gia đúng lịch trình vào ngày trong ngày
- Giao tiếp với nhiếp ảnh gia của bạn sau đám cưới
Hòa giải
Tất cả các loại cảm xúc đều tăng cao trong một cột mốc quan trọng như vậy và với rất nhiều tính cách và con người mới trong sự kết hợp, các nhà lập kế hoạch có thể:
- Hoạt động như một bên trung lập để quản lý hậu cần và điều phối nhóm
- Đàm phán chi tiết hợp đồng và làm rõ bản in nhỏ
- Đứng với tư cách là người chỉ đạo cho các câu hỏi trong ngày cưới cuối tuần
- Tạo vùng đệm khi căng thẳng tăng cao
Ngày phối hợp
Người lập kế hoạch của bạn có thể cung cấp các dịch vụ cần thiết hàng ngày và giảm bớt áp lực trong việc phối hợp giữa hai vợ chồng. Vào ngày cưới của bạn, người lên kế hoạch:
- Đảm bảo rằng một lịch trình chi tiết trong ngày hoặc trong tuần đã được tổng hợp và phân phát cho những người cần nó
- Hoạt động như một đầu mối liên hệ của mỗi nhà cung cấp
- Giao tiếp giữa địa điểm / không gian buổi lễ và tiệc cưới
- Hỗ trợ thời gian và điều phối buổi lễ
- Khắc phục sự cố bất cứ điều gì phát sinh trong ngày
- Đăng ký với cặp đôi để được hỗ trợ thêm
Điều khoản khác
Không ai có thể hứa hẹn một ngày không có trục trặc, điều tự nhiên là những điều nhỏ nhặt trở nên tồi tệ – người lập kế hoạch có thể tư vấn cách vượt qua nó ngay khi bạn có thể để bạn có thể tập trung vào việc tận hưởng đám cưới của mình.
Các nhiệm vụ bổ sung có thể bao gồm:
- Giấy đăng ký kết hôn và các giấy tờ kèm theo
- Phân phối mẹo cho các nhà cung cấp
- Hỗ trợ khả năng tiếp cận địa điểm cho khách khuyết tật
- Điều phối chuyển đổi vị trí trong trường hợp thời tiết xấu
- Trả lại mọi thiết bị đã thuê cho các nhà cung cấp lân cận sau sự kiện
Sự khác biệt giữa người điều phối đám cưới và người lập kế hoạch là gì?
Theo truyền thống, một người lập kế hoạch dành hơn 200 giờ để hướng dẫn bạn qua nhiều tháng chuẩn bị cần thiết để chọn và quản lý các nhà cung cấp cũng như thực hiện chính ngày đó.
Những người điều phối ngày cưới:
- Sau một vài ngày dẫn đến đám cưới để xử lý tất cả bữa tối tổng duyệt, các sự kiện cuối tuần của đám cưới và chính đám cưới
- Đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ ở hậu trường
- Thường không giúp trong giai đoạn đầu của quá trình động não và hỗ trợ hợp đồng
Hãy nhớ rằng, mỗi người lập kế hoạch và điều phối viên sẽ có phạm vi công việc và cách thức riêng để cá nhân hóa cách tốt nhất để sử dụng các kỹ năng của họ.
Làm thế nào để tôi chọn người tổ chức đám cưới của tôi?
Gặp gỡ với 1-3 nhà lập kế hoạch tiềm năng cho đến khi bạn tìm thấy một nhà lập kế hoạch phù hợp và đảm bảo thảo luận về bất kỳ mối quan tâm nào trong cuộc họp đầu tiên của bạn. Bạn sẽ làm việc trực tiếp với người lập kế hoạch của mình nhiều hơn bất kỳ ai khác trong suốt quá trình. Nếu bạn muốn tự mình xử lý một số khía cạnh nhất định của ngày trọng đại, bạn sẽ muốn có một cuộc giao tiếp cởi mở ngay từ đầu.
Như trường hợp của tất cả các nhà cung cấp, tốt nhất nên bắt đầu với những điều cơ bản:
- Chi phí cho wedding planner là bao nhiêu
- Các dịch vụ được cung cấp
- Khả năng đi du lịch của họ
- Đảm bảo lưới tính cách của bạn
Người lập kế hoạch đặc biệt quan trọng nếu bạn có một công việc bận rộn, một gia đình đông người hoặc nói chung là bị nản lòng bởi quá trình lập kế hoạch. Nếu bạn có thể lập kế hoạch cho ngân sách của mình, kỹ năng của họ có thể hướng dẫn bạn qua mọi giai đoạn kỷ niệm của quá trình, từ lần thử trang phục đầu tiên cho đến lần cuối cùng gửi đi. Đừng quên gửi kế hoạch của bạn một cảm ơn món quà vì tất cả những công việc khó khăn mà họ đã bỏ ra để đảm bảo rằng đám cưới của bạn là tất cả những gì bạn từng mơ ước.
