14 Mẹo đơn giản về cách gửi thư

Có những dịp nhất định trong cuộc sống khi viết một bức thư là thích hợp. Luôn luôn có lợi khi biết cách viết một cái, khi nào gửi một cái và làm thế nào để giải quyết một cái. Việc giải quyết các bức thư của bạn có thể được thực hiện dễ dàng chỉ bằng một vài mẹo nhỏ trên tay áo của bạn.

Biến các ghi chú viết tay của bạn thành giao tiếp thuận tiện sẽ tạo ấn tượng lâu dài, bất kể bạn đang viết thư cho ai. Cho dù bạn đang mời khách dự tiệc, viết thư kinh doanh trang trọng, gửi thư xin việc hay gửi thư cảm ơn, việc sử dụng định dạng thư phù hợp sẽ làm cho thông điệp của bạn hấp dẫn hơn và tiết kiệm thời gian cho bạn.

Địa chỉ trả hàng Nhãn | Nét đẹp của Brush

Từng bước: Cách gửi thư

Khi gửi thư, hãy đảm bảo rằng bạn đã cân nhắc đến định dạng địa chỉ thích hợp cho phong bì cũng như bản thân bức thư. Thực hiện theo các nguyên tắc về cách giải quyết một bức thư dưới đây để tạo ra một quy trình hợp lý và đưa những bức thư của bạn đến người nhận mà họ mong muốn:

1. Giải quyết bức thư với sự cân nhắc về người bạn đang viết thư cũng như nhân dịp. Cách thích hợp để giải quyết một bức thư sẽ phụ thuộc vào cả hai chi tiết này.
2. Nếu bạn đang viết một bức thư thân mật cho một người thân thiết với bạn như một người bạn hoặc một thành viên trong gia đình, hãy sử dụng một lời chào cá nhân để ngỏ lời với người nhận của bạn. Mối quan hệ thân thiết hơn với người nhận cho phép bạn bớt trang trọng hơn với lời chào bạn chọn. Lời chào này sẽ nồng nhiệt và phản ánh sự kết nối của bạn. Mặc dù vậy, sử dụng lời chào, “John thân mến” luôn là một chế độ chờ an toàn. Nếu bạn rất thân thiết với người nhận, bạn có thể bỏ qua tiêu đề và gọi họ bằng tên hoặc sử dụng biệt hiệu.
3. Nếu bạn đang viết một bức thư công việc hoặc bất kỳ hình thức giao tiếp trang trọng nào như lời mời đám cưới, hãy sử dụng định dạng thư chính thức để nói với người nhận của bạn. Thư từ chính thức yêu cầu một loại định dạng khác với định dạng mà bạn sẽ sử dụng nếu gửi thư cho một người bạn tâm giao hoặc một người nhận thân thiết. Nếu bạn đang gửi một bức thư công việc, hãy sử dụng định dạng thư công việc bao gồm bốn phần— địa chỉ của người gửi và thông tin liên hệ, ngày tháng, địa chỉ bên trong và lời chào. Viết lần lượt từng phần này vào bên trái bức thư của bạn. Nếu giao tiếp chính thức của bạn không liên quan đến kinh doanh, bạn không cần phải bao gồm tất cả bốn phần mà định dạng thư kinh doanh thực hiện, chỉ bao gồm lời chào trang trọng.
4. Sử dụng đúng tiêu đề khi xưng hô với người nhận trong bất kỳ hình thức giao tiếp trang trọng nào. Thay vì viết “John Doe”, hãy viết “Mr. John Doe, ”hoặc thay vì viết“ Jane Doe ”, hãy viết“ Bà Jane Doe ”.
5. Trong cách xưng hô truyền thống dành cho một cặp vợ chồng có cùng họ, chỉ sử dụng họ một lần. Nói chuyện với một cặp vợ chồng đã kết hôn bằng cách sử dụng “Mr.” và “Mrs.” theo sau là họ được chia sẻ. Ví dụ, “Mr. và bà Doe. ”
6. Đề cập đến một cặp vợ chồng sống cùng nhau bằng các tiêu đề thích hợp của họ được kết hợp với nhau bằng “và”. Ví dụ, “Ms. Jane Doe và ông John Mark. ”
7. Khi xưng hô với cả một gia đình, hãy sử dụng họ của gia đình trước “The.” Ví dụ: “The Smiths”.
8. Sử dụng chức danh nghề nghiệp khi thích hợp. Luôn sử dụng chức danh nghề nghiệp khi xưng hô với các thành viên của giáo sĩ, quan chức dân cử, bác sĩ hoặc những người đã lấy bằng Tiến sĩ. Ví dụ: “The Reverend Mr. John Doe,” hoặc “Dr. Jane Doe. ”
9. Sử dụng cách chào chung chung khi gửi thư không có người liên hệ. Ví dụ: “Đối với ai có thể quan tâm” hoặc “Kính gửi người quản lý tuyển dụng”.

Nếu bạn đang tìm kiếm các hướng dẫn và ví dụ chi tiết hơn để đảm bảo các lá thư của bạn được gửi đúng cách, hãy xem các bài viết “cách thực hiện” cụ thể của chúng tôi về nghi thức thư. Khi nói đến phòng tắm dành cho em bé, bạn có thể tham khảo hướng dẫn của chúng tôi về cách gửi lời mời tắm em bé và cách gửi lời mời đến phòng tắm em bé. Nếu bạn đang chuẩn bị cho thiệp lễ, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn các mẹo về cách xử lý thiệp giáng sinh trong mùa lễ. Cuối cùng, hãy chú ý đến những lời khuyên hữu ích của chúng tôi về cách gửi lời mời đám cưới và cách gửi lời mời tốt nghiệp vì đây là những dịp trang trọng hơn.

Giải quyết phong bì của bạn

Bây giờ, đã đến lúc giải quyết phong bì của bạn! Để giải quyết một phong bì đúng cách, bạn sẽ cần ba thứ — địa chỉ trả hàng, địa chỉ người nhận và một con tem. Sử dụng các mẹo dưới đây để giải quyết các phong bì của bạn một cách chính xác.

1. Viết địa chỉ trả lại ở góc trên bên trái của phong bì hoặc nếu muốn, bạn có thể đặt nó trên nắp sau của phong bì. Địa chỉ trả lại hầu như luôn luôn là địa chỉ của người gửi, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể là địa chỉ nơi bạn muốn gửi thư trả lại. Trên dòng đầu tiên ghi họ tên của người gửi. Dòng thứ hai sẽ bao gồm địa chỉ đường phố của người gửi và dòng cuối cùng sẽ bao gồm thành phố, tiểu bang và mã zip của người gửi.
2. Viết địa chỉ của người nhận thư lên mặt trước của phong bì ở chính giữa, sử dụng các tiêu đề chính xác ở trên. Viết địa chỉ của người nhận thư trên phong bì sẽ theo cùng định dạng với địa chỉ gửi lại. Trên dòng đầu tiên, hãy gọi tên người nhận bằng cách sử dụng các chức danh thích hợp. Trên dòng thứ hai, viết địa chỉ đường phố của người nhận và dòng cuối cùng sẽ bao gồm thành phố, tiểu bang và mã zip của người nhận.
3. Đừng quên thêm tem thư vào thư của bạn vì nó sẽ không phải là một phong bì có địa chỉ thích hợp nếu không có một phong bì. Điều này sẽ thanh toán cho việc gửi thư của bạn và thường được dán ở góc trên bên phải của phong bì. Đảm bảo rằng bạn có con tem bưu chính chính xác cho bức thư của mình để đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ đến được nơi gửi đến.
   

Ví dụ cụ thể về cách gửi thư

Khi gửi thư, hãy nhớ sử dụng định dạng và tiêu đề thích hợp cho dịp sắp tới. Có nhiều dịp khác nhau để viết một bức thư sẽ sử dụng các định dạng khác nhau để gửi và gửi. Sử dụng các ví dụ sau về cách giải quyết một bức thư để hình dung các bước trên trong hoạt động:

Gửi thư không chính thức:

Gửi một lá thư chính thức cho một cặp vợ chồng đã kết hôn:

Gửi thư kinh doanh:

Gửi một lá thư chính thức cho bác sĩ:

Nghi thức địa chỉ

Khi bạn sử dụng các quy ước tiêu chuẩn để giải quyết thư của mình, bạn có thể đảm bảo rằng những lá thư của bạn được người nhận đón nhận. Thực hiện theo các nguyên tắc về nghi thức địa chỉ của chúng tôi để trả lời bất kỳ câu hỏi nào khác mà bạn có thể gặp phải khi soạn thảo thư của mình.

Địa chỉ trả hàng Nhãn | Phác thảo lộng lẫy

• Tránh viết tắt khi giải quyết các bức thư của bạn. Ví dụ: tên đường thông thường phải đọc là “Làn đường”, “Đại lộ”, “Đường phố”, v.v. Các tiểu bang cũng nên được viết ra.
• Nếu bạn gửi thư bằng chữ viết tay, hãy đảm bảo rằng bạn đang viết dễ đọc và bằng mực xanh lam hoặc đen. Hãy thiết kế một phong bì mà ngay cả văn phòng bưu điện cũng sẽ bị ấn tượng! Bạn có thể làm cho việc giải quyết các bức thư của mình dễ dàng hơn một chút bằng cách thêm nhãn địa chỉ trả hàng tùy chỉnh, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian viết.
• Khi gửi thư thay mặt cho doanh nghiệp, hãy sử dụng địa chỉ văn phòng của công ty.
• Thêm một điểm nhấn đặc biệt cho thư đi của bạn. Sử dụng văn phòng phẩm được cá nhân hóa sẽ thêm yếu tố sáng tạo vào thông điệp của bạn và cho thấy bạn đã gửi gắm bao nhiêu suy nghĩ vào bức thư của mình.

Đừng quên vui vẻ giải quyết các bức thư của bạn. Giờ đây, việc gửi những suy nghĩ của bạn trên giấy có thể rất thú vị và không còn căng thẳng khi bạn có tất cả các mẹo và thủ thuật mà bạn cần. Nếu bạn đang muốn nâng cao các chữ cái của mình hơn nữa, hãy sử dụng hướng dẫn của chúng tôi về cách tạo nhãn địa chỉ chính thức để giúp bạn tùy chỉnh phong cách chữ cái của mình.